wie man schnell Textblöcke in Microsoft Word einfügen mit Autotext

Wir alle haben ein paar große Brocken von Text müssen wir Sie oft regelmäßig wie Ihre Adresse, lange Namen oder Phrasen oder sogar Tabellen und Bilder Typ verwenden. Die Autotext-Funktion in Word ermöglicht es Ihnen, diese Textteile zu speichern und schnell mit wenigen Tastendrücken einsetzen, so können Sie weniger Zeit mit der Eingabe verschwenden.

Die Autotext-Funktion ist für eine lange Zeit Teil von Office, aber ist jetzt ein Teil von Quick Parts, die Autotext-Einträge zu Office 2007. Zusätzlich aufgenommen, erlaubt die Schnellbausteine ​​Funktion, die Sie Dokumenteigenschaften (wie Titel und Autor einfügen ) und Felder (wie Datum und Seitenzahlen). Schnellteile und Autotext-Einträge werden auch als “Bausteine” bekannt und Word kommt mit vielen vordefinierten Bausteinen. Sie können auch beliebig viele eigene Bausteine ​​hinzufügen, wie Sie möchten.

HINWEIS: Wir haben vorher darüber geschrieben, wie Sie Text aus anderen Dokumenten in Word zu verweisen, so dass Sie wieder verwendbare Inhalte in andere Dokumente einfügen können, die automatisch aktualisiert wird. Der Trick in diesem Artikel beschrieben wird, ähnlich einem Autotext-Eintrag zu verwenden. Sobald jedoch Inhalt eines Autotext-Eintrag eingefügt verwenden, dass der Inhalt nicht automatisch aktualisiert, wenn Sie den Autotext-Eintrag ändern.

Es gibt andere Software gibt, wie die freie Phrase für Windows, die eine ähnliche Aufgabe systemweit durchführt. Das ist toll, weil es in jeder App funktioniert, nicht nur Wort, sondern Autotext hat ein paar Vorteile der eigenen, nämlich es mehr Formatierungsmöglichkeiten hat (vor allem Word-spezifische sind) als Phrase, und es ist überall dort, wo Wort. Also, wenn Sie nicht erlaubt sind Programme von Drittanbietern auf Ihrem Computer am Arbeitsplatz zu installieren, zum Beispiel, können Sie immer noch Autotext verwenden.

Sie können nur Autotext-Einträge in Vorlagen speichern, die nicht in den Dokumenten selbst. Standardmäßig werden neue Autotext-Einträge in der Normal.dotm-Vorlage gespeichert. Dies schränkt die Verfügbarkeit Ihrer Autotext-Einträge zu Ihrem Gerät nur, wenn Sie mit anderen Maschinen Ihre Normal.dotm-Vorlage teilen. Sie können Autotext-Einträge, um benutzerdefinierte Vorlagen hinzufügen, aber es gibt Einschränkungen mit dieser, die wir später in diesem Artikel eingegangen werden.

Um zu beginnen, erstellen Sie ein neues Word-Dokument und geben Sie den Inhalt (Text, Bilder, Tabellen, etc.), die Sie als Autotext-Eintrag hinzufügen möchten. Dann markieren Sie den Inhalt und klicken Sie auf die Registerkarte “Einfügen”.

Wenn Sie Ihren Autotext-Eintrag Text wollen mit dem Absatz gespeichert werden Formatierung für alle Absätze in dem Eintrag, einschließlich dem letzten Absatz, stellen sicher, dass die Absatzmarke am Ende des letzten Absatzes wird in Ihrer Auswahl enthalten. Die Absatzmarke speichert die Formatierung für den Absatz. Wenn Sie nicht über die Absatzmarke am Ende des Absatzes auswählen, nimmt dieser Absatz auf dem Absatzstil des Textes an, wenn Sie es einfügen. Wenn Sie nicht über die Absatzmarke am Ende jedes Absatzes sehen, können Sie wählen, um sie in den Optionen anzuzeigen. Jedes Zeichen Formatierung Sie Ihren Autotext-Inhalte angewendet wird automatisch im Autotext-Eintrag gespeichert.

Im “Text” Abschnitt, klicken Sie auf den “Explore Schnell Parts” Taste gedrückt und bewegen Sie die Maus über “Autotext” auf den Drop-Down-Menü. Wählen Sie dann “Save Selection auf Autotext-Galerie” aus dem Untermenü.

HINWEIS: Sie können die “Auswahl speichern unter Quick Part Gallery” Option direkt auf dem “Quick-Parts” Menü bemerken. Diese Option fügt den ausgewählten Text als “Quick Parts” Eintrag, kein “Autotext” Eintrag. “Quick-Teile” und “Autotext” Einträge sind beide Bausteine. Sie könnten den Eintrag, den Weg hinzufügen, aber wir werden das Hinzufügen es als Autotext-Eintrag zu diskutieren.

Die “Create New Building Block” Dialogfeld angezeigt. Geben Sie einen Namen für den Autotext-Eintrag in der “Name” Feld ein.

Wir empfehlen, die Namen Ihrer Autotext-Einträge unterschiedlich genug, so dass Sie nur ein paar Zeichen des Namens jeden Eintrag in ein Dokument einzufügen eingeben müssen. Wenn mehrere Autotext-Einträge Namen haben, die sehr ähnlich sind, werden Sie genug von den Namen eingeben müssen, um so Word-weiß, welcher Eintrag, den Sie einfügen möchten.

Sie können auch die Kategorie für diesen Eintrag ändern. Die “Kategorie” Drop-Down-Liste enthält eine “Neue Kategorie erstellen” Option, die Sie diesen Autotext-Eintrag zu einer benutzerdefinierten Kategorie hinzufügen können. Sie können auch die “Galerie” zu ändern, in dem der Eintrag erstellt wird.

Die “Optionen” Dropdown-Liste können Sie festlegen, wie der Eintrag in das Dokument eingefügt wird. Wenn Sie ein kleines Stück von Text, wie ein Firmenname einfügen, wählen Sie “Inhalt einfügen nur”, die den Inhalt des Eintrags Inline-Einsätze an der Cursorposition. Sie können auch den Inhalt als seine eigenen Absatz einzufügen oder auf einer eigenen Seite (ideal für die Erstellung von Standard-Deckblätter).

Übernehmen Sie die Standardeinstellung für die “Save in” Drop-Down-Liste. Dadurch wird der Autotext-Eintrag in Ihre normale Vorlage speichern.

Sobald Sie Ihr neues Autotext-Eintrag eingerichtet haben, klicken Sie auf “OK”.

Wenn Sie das letzte Word-Dokument schließen müssen Sie öffnen, kann das folgende Dialogfeld mit der Frage angezeigt, wenn Sie die Änderungen an der Normal.dotm-Vorlage speichern möchten, wenn Sie die Option aktiviert haben dazu aufgefordert werden, um die normale Vorlage zu speichern. Um Ihren Autotext-Eintrag in der “Normal.dotm” Vorlage speichern, klicken Sie auf “Speichern”.

Nun, da wir einen neuen Autotext-Eintrag erstellt haben, wollen wir es in ein Dokument einfügen. Erstellen Sie ein neues Word-Dokument oder öffnen Sie eine vorhandene. Klicken Sie auf die Registerkarte “Einfügen” wieder und bewegen Sie die Maus über “Autotext” auf den Drop-Down-Menü. Sie werden feststellen, dass die Autotext-Eintrag direkt auf dem “Autotext” Untermenü verfügbaren Menge hinzugefügt wird. Wählen Sie den Inhalt in diesem Eintrag einzufügen.

Sie können auch einen Autotext-Eintrag einfach durch Starten Sie den Namen des Autotext-Eintrag einfügen eingeben. Ein kleines Popup-Displays mit dem Namen der passenden Autotext-Eintrag und Anweisungen zu sagen Sie “Enter” drücken, um einzufügen. Drücken Sie “Enter”, um die gesamte Autotext-Eintrag in das Dokument eingefügt werden soll. Sie können auch “F3” drücken.

Der Inhalt des Autotext-Eintrag sind, komplett mit den ursprünglichen Zeilenumbrüche und Formatierungen eingefügt.

Damit es schneller und einfacher Autotext-Einträge einfügen, können Sie die “Autotext”, um auf die Schnellstartleiste hinzufügen.

Wenn Sie nicht mit dem Auto-Vervollständigen-Vorschlag zu sehen, wenn Sie Ihren Autotext-Eintrag Namen eingeben, können Sie auf die “Show Auto-Vervollständigen Vorschläge” Option aktivieren müssen.

So schalten Sie die “Show Autovervollständigen Vorschläge”, öffnen Sie ein vorhandenes Word-Dokument oder eine neue erstellen und klicken Sie auf die Registerkarte “Datei”.

Auf der Bühne hinter dem Vorhang-Bildschirm, klicken Sie auf “Optionen” in der Liste der Optionen auf der linken Seite.

Klicken Sie auf “Erweitert” in der Liste der Elemente auf der linken Seite der “Word-Optionen” im Dialogfeld.

In der “Bearbeitungsoptionen” klicken Sie die “Show Autoausfüllen-Vorschläge” Kontrollkästchen so ein Häkchen in der Box ist.

Jetzt werden Sie nun in der Lage sein zu “Enter” drücken, nachdem es von dem Namen eines Autotext-Eintrag einfügen eingeben Teil.

Sagen Sie bitte auf ein neues Zuhause und Sie müssen Ihre Adresse in Ihrem Autotext-Eintrag zu ändern. Das ist einfach zu tun. Geben Sie einfach den Eintrag, wie Sie es in ein neues Word-Dokument verwenden möchten, wählen Sie aus und dann auf den “Autotext” Untermenü, wie wir früher diskutiert. Wählen Sie den “Save Selection auf Autotext-Galerie” Option im Untermenü unter alle vorhandenen Autotext-Einträge.

Geben Sie den gleichen Namen wie die vorhandenen Autotext-Eintrag in der “Name” Textfeld und klicken Sie auf “OK”.

Ein Bestätigungsdialogfeld angezeigt. Klicken Sie auf “Ja”, um die vorherigen Autotext-Eintrag mit dem neuen zu ersetzen.

Nun können Sie die aktualisierte Autotext-Eintrag in alle bestehenden oder neuen Word-Dokument einfügen, wie zuvor.

HINWEIS: Denken Sie daran, einen Autotexteintrag zu ändern ändert nicht den Inhalt dieser Eintrag in alle vorhandenen Dokumente, in denen Sie bereits eingefügt. Die überarbeiteten Inhalte des Autotext-Eintrag werden nur verwendet, wenn nach dem Ändern sie den Eintrag jederzeit einsetzen.

Neben den Inhalt eines Autotext-Eintrag zu bearbeiten, können Sie auch die Eigenschaften des Eintrags zu ändern, wie die Vorlage, in dem sie gespeichert sind, die Kategorie, und so weiter.

Dazu erstellen Sie ein neues Word-Dokument oder öffnen Sie eine vorhandene. Klicken Sie auf die Registerkarte “Einfügen” und dann auf die “Explore Schnellbausteine” in der “Text” Abschnitt. Wählen Sie “Building Blocks Organizer” auf den Drop-Down-Menü.

Die “Bausteine-Manager” Dialogfeld angezeigt. Eine Liste aller “Bausteine” angezeigt wird, den “Namen” von jedem und die “Galerie”, “Kategorie” und “Template” zeigt sie sind in. Sie sind in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet nach der “Galerie”. Unser neuer Eintrag “Adresse” wird oben aufgeführt, weil es in der “Autotext” Galerie ist. Klicken Sie auf den Eintrag, um ihn auszuwählen. Eine Vorschau des Eintrags sehen Sie auf der rechten Seite des Dialogfelds.

Nach dem Eintrag “Adresse” ausgewählt, klicken Sie auf “Eigenschaften bearbeiten” unter der Liste der “Bausteine”.

Das gleiche Dialogfeld angezeigt, wie wenn Sie den Autotext-Eintrag erstellt, aber jetzt ist es “Modify Building Block” bezeichnet. Wir werden die “Option” zu ändern, um “Inhalte in einem eigenen Absatz einfügen, so dass die Adresse immer in einer separaten Zeile eingefügt wird gestartet, auch wenn sich der Cursor am Ende einer anderen Leitung ist. Klicken Sie auf “OK”, sobald Sie die Änderung vorgenommen haben.

Ein Bestätigungsdialogfeld wird erneut bestätigt, dass Sie den Autotext-Eintrag mit dem überarbeiteten zu ersetzen wollen. Klicken Sie auf “Ja”.

Wenn Sie feststellen, dass Sie benötigen einen Autotext-Eintrag nicht mehr, können Sie es aus der Sammlung von Bausteinen zu löschen. Um einen Autotext-Eintrag zu löschen, öffnen Sie die “Bausteine-Manager” im Dialogfeld, wie im letzten Abschnitt beschrieben. Wählen Sie den Autotext-Eintrag Sie löschen möchten, und klicken Sie auf “Löschen” unter der Liste der “Bausteine”.

Ein Bestätigungsdialogfeld angezeigt wird gefragt, ob Sie sicher sind, wollen Sie den ausgewählten Baustein, in diesem Fall einen Autotext-Eintrag zu löschen. Klicken Sie auf “Ja”, um den Eintrag zu löschen. Sie kehren in die “Bausteine-Manager” im Dialogfeld. Klicken Sie auf “Schließen”, um es zu schließen und zum Dokument zurückzukehren.

Autotext erscheint eine Marotte zu haben, wenn Sie eine benutzerdefinierte Vorlage. Wir testeten Autotext-Einträge zu einer benutzerdefinierten Vorlage hinzufügen, aber wenn wir ein neues Dokument erstellt auf der Grundlage dieser Vorlage, die Autotext-Eintrag nicht zur Verfügung stand. Wenn wir jedoch ein neues Dokument basierend auf der Vorlage Normal erstellt und angebracht dann die benutzerdefinierte Vorlage zu diesem Dokument war der Autotext-Eintrag zur Verfügung. Also, wenn Sie Autotext-Einträge in Ihrer eigenen benutzerdefinierten Vorlage zu speichern möchten, stellen Sie sicher, dass die Vorlage an Ihre Dokumente anhängen, nachdem sie erstellt oder sonst Ihre Autotext-Einträge nicht verfügbar sein wird. Wenn Sie nichts anderes zu entdecken, lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.

Ältere Versionen von Word (2003 und früher) erlaubt Sie Autotext-Einträge von einer Schablone zu anderen zu kopieren. Wie jedoch von Word 2007, wurde diese Funktionalität entfernt.

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